El Real Decreto 1007/2023 establece el marco regulador de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), más conocido como Reglamento Verifactu. Su propósito es estandarizar la generación, conservación y trazabilidad de los registros de facturación en el ámbito empresarial, garantizando su integridad, seguridad y accesibilidad en conformidad con la normativa tributaria vigente en España.
Aunque la Ley del IVA (Ley 37/1992) y el Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012) siguen siendo el fundamento legal de la facturación, Verifactu introduce modificaciones clave:
- No todas las operaciones están sujetas a esta normativa, aunque su adopción es voluntaria para cualquier contribuyente.
- Las autorizaciones especiales de facturación otorgadas por la Agencia Tributaria siguen siendo válidas.
- Se incorpora obligatoriamente un código QR en todas las facturas emitidas, junto con la posible inclusión de la leyenda “factura verificable” o Verifactu.
¿Cuáles son los objetivos de Verifactu?
El sistema de facturación debe cumplir con los siguientes principios esenciales:
- Integridad: Prevención de alteraciones no documentadas.
- Conservación: Almacenamiento seguro y accesible para auditoría.
- Legibilidad y Trazabilidad: Capacidad de seguimiento y comprensión de los registros.
- Inalterabilidad: Cualquier modificación debe quedar registrada de manera verificable.
¿Cuando es la entrada en vigor de Verifactu?
El reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (SIF) será de obligado cumplimiento en distintas fechas, dependiendo del colectivo afectado:
Empresarios y profesionales que emitan facturas: deberán tener operativos sus sistemas informáticos de facturación adaptados a los requisitos del reglamento antes del 1 de julio de 2025.
Productores y comercializadores de SIF: deberán garantizar que sus productos cumplen con el reglamento en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle las especificaciones técnicas.
- Para los SIF incluidos en contratos de mantenimiento plurianuales firmados antes de este plazo, la adaptación deberá realizarse antes del 1 de julio de 2025.
Los obligados que dispongan de sistemas adaptados antes de los plazos establecidos podrán comenzar a utilizarlos. Además, la Agencia Tributaria dispondrá de medios para facilitar la remisión de registros de facturación de los SIF «VERI*FACTU» antes de la fecha límite.
¿Qué es un Registros de Facturación según Verifactu?
El reglamento distingue entre dos tipos de registros fundamentales:
- Registro de Facturación de Alta: Se genera automáticamente con la emisión de una factura.
- Registro de Facturación de Anulación: Documenta la modificación o cancelación de una factura previamente emitida.
Estos registros incluyen medidas de seguridad avanzadas, como el uso de códigos Hash, que garantizan la vinculación secuencial entre registros, evitando manipulaciones no registradas.
¿Se Pueden Emitir Facturas en Papel con Verifactu?
Sí. Aunque Verifactu regula la digitalización de registros, las facturas pueden seguir emitiéndose tanto en papel como en formato electrónico estructurado, siempre que los registros cumplan con los requisitos técnicos establecidos.
¿Cómo se puede cumplir con Verifactu?
Las empresas pueden cumplir con la normativa mediante dos opciones principales:
- Modalidad Verifactu: Los registros de facturación se generan y almacenan directamente en la Agencia Tributaria.
- Modalidad NO Verifactu: Los registros son conservados en el sistema informático del emisor y solo se transmiten a la Agencia Tributaria en caso de requerimiento.
Además, la Agencia Tributaria ha desarrollado un formulario en su sede electrónica para que pequeños contribuyentes sin software de facturación puedan generar facturas adaptadas a Verifactu.
¿En qué consiste el QR con Verifactu?
Desde la implementación de Verifactu, todas las facturas emitidas, tanto completas como simplificadas, deben incluir un código QR con los siguientes elementos:
- Datos clave de la factura.
- Enlace directo a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Capacidad para validar o comunicar la factura dependiendo de la modalidad utilizada (Verifactu o No Verifactu).
Para garantizar la fiabilidad del cotejo, la Agencia Tributaria recomienda utilizar su APP oficial para la validación de facturas.
¿Qué servicios complementarios ofrece la Agencia Tributaria para Verifactu?
Para facilitar la implementación de Verifactu, la Agencia Tributaria proporciona los siguientes servicios:
- Formulario Online de Facturación: Dirigido a pequeños contribuyentes sin sistemas de facturación propios.
- Consulta de Facturas Emitidas y Recibidas: Acceso en la sede electrónica para usuarios que operen bajo la modalidad Verifactu.
¿Quién está obligado a cumplir Verifactu?
La normativa de Verifactu establece un marco de cumplimiento amplio y preciso, aplicable a diversos sujetos tributarios y operaciones económicas en el territorio español. De acuerdo con el Real Decreto 1007/2023, están obligados a cumplir con esta normativa los empresarios individuales y sociedades, así como las entidades sin personalidad jurídica, que tributen bajo el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) por actividades económicas, el Impuesto sobre Sociedades o el Impuesto sobre la Renta de No Residentes, siempre que operen mediante un establecimiento permanente en España. Esta regulación se aplica a aquellos contribuyentes con domicilio fiscal en el régimen común español, excluyendo a los residentes en el País Vasco y Navarra, que tienen normativas fiscales diferenciadas.
Todos los sujetos obligados deben garantizar que sus sistemas de facturación estén alineados con los requisitos de Verifactu, asegurando la emisión de facturas (ya sean completas o simplificadas) conforme a los estándares exigidos. El objetivo principal es mejorar la transparencia fiscal, facilitar la trazabilidad de las operaciones comerciales y prevenir el fraude mediante registros inalterables y verificables por la Agencia Tributaria.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de Verifactu?
El artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), establece dos tipos de sanciones consideradas graves:
Sanciones a la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos no conformes:
- Multa de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de estos sistemas y por cada tipo distinto que sea objeto de la infracción.
- Cuando no se certifiquen dichos sistemas estando obligados a ello, la sanción será de 1.000 euros por sistema informático comercializado sin certificación.
Sanciones a la tenencia de sistemas informáticos no conformes:
- Multa de 50.000 euros por cada ejercicio en caso de poseer sistemas informáticos que no cumplan con lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando no estén debidamente certificados (si la normativa lo exige) o cuando se hayan alterado o modificado dispositivos certificados.
¿Hay excepciones y exclusiones a Verifactu?
No todos los contribuyentes están obligados a cumplir con Verifactu. Existen ciertos supuestos que quedan exentos de esta regulación:
- Empresas adheridas al Suministro Inmediato de Información (SII): Las entidades que ya cumplen con la obligación de remitir sus libros registro del IVA a la Agencia Tributaria a través del SII quedan exentas de los requisitos de Verifactu.
- Operaciones no sujetas a facturación obligatoria: En función del Reglamento de Obligaciones de Facturación (RD 1619/2012), algunas transacciones no requieren la emisión de factura, por lo que no están sujetas a esta normativa.
- Autorizaciones específicas: La Agencia Tributaria puede otorgar excepciones a determinadas operaciones o sectores bajo circunstancias justificadas.
¿Qué es la modalidad No Verifactu?
El cumplimiento de la normativa puede realizarse a través de dos modalidades claramente diferenciadas:
Verifactu: En esta modalidad, los registros de facturación deben transmitirse a la Agencia Tributaria en tiempo real, lo que garantiza su inmutabilidad y correcta conservación. Como medida adicional de seguridad, las facturas generadas incluyen un código QR que permite a los clientes verificar su autenticidad directamente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Este sistema está diseñado para ofrecer un alto grado de transparencia y reducir la posibilidad de manipulaciones fraudulentas.
No Verifactu: A diferencia de la opción anterior, esta modalidad no requiere el envío inmediato de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. No obstante, exige mayores requisitos de seguridad, como la firma electrónica del sistema emisor y la gestión de un "Registro de Eventos" que documente todas las interacciones del sistema. Aunque las facturas también incluyen un código QR, no pueden ser verificadas en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Cada empresa puede elegir la modalidad que mejor se adapte a sus necesidades operativas, siempre y cuando garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa.
¿Cuáles son los elementos obligatorios en el registro de facturación de Verifactu?
El registro informático de facturación en Verifactu no equivale a una factura electrónica, pero debe contener ciertos elementos esenciales para garantizar su validez y trazabilidad:
- Identificación del emisor y del destinatario (nombre, NIF, razón social).
- Fecha de emisión de la factura y fecha de la operación realizada.
- Tipo de factura emitida (completa o simplificada).
- Condición de factura rectificativa o sustitutiva.
- Importe total desglosado con el IVA correspondiente.
- Código identificador del sistema informático que generó la factura.
- Registro temporal con fecha y hora exacta de emisión.
- Relación criptográfica con registros previos utilizando la función hash.
- Identificación del proveedor del software de facturación utilizado.
Estos requisitos garantizan que cada factura cumpla con los principios de integridad, autenticidad y trazabilidad exigidos por la Agencia Tributaria, minimizando los riesgos de fraude y errores contables.
¿En qué consiste la declaración responsable de Verifactu?
Uno de los pilares fundamentales de Verifactu es la certificación de los sistemas informáticos de facturación. Los proveedores de software deben emitir una declaración responsable en la que certifiquen que sus sistemas cumplen con los requisitos establecidos en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (LGT) y en el Real Decreto 1007/2023.
La certificación debe contener información detallada sobre:
- Identificación del software y su versión.
- Funcionalidades y especificaciones técnicas.
- Procedimiento de instalación y mantenimiento.
- Datos de la empresa desarrolladora del software.
Un aspecto clave es que los contribuyentes que utilizan un software de facturación debidamente certificado no serán responsables de fallos técnicos o incumplimientos derivados del sistema. Esta responsabilidad recae exclusivamente en el proveedor del software, conforme a lo dispuesto en el artículo 201 bis de la LGT.
Glosario de términos clave en Verifactu
- Verifactu: Modalidad de cumplimiento en la que los registros de facturación se transmiten en tiempo real a la Agencia Tributaria, asegurando su inalterabilidad y trazabilidad.
- ROF (Reglamento de Obligaciones de Facturación): Normativa que regula los requisitos de emisión de facturas en España (RD 1619/2012).
- RRSIF: Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023).
- Código QR: Elemento gráfico que permite la verificación de facturas en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
- Hash: Algoritmo criptográfico que encadena los registros de facturación, asegurando su inmutabilidad y evitando la manipulación de datos.
